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管理太多,自由太少

时间:2009-10-19     人气:1309     来源:世界经理人网站     作者:
概述:  虽然大部分管理者都承认进取、创造、激情的价值,但他们却面临着一个棘手的、进退维谷的难题。他们被训练并培养成为管理者。公司花钱请他们来专门从事监督、控制和执行。而如今最有价值的人类能力——创造力,几乎不可能被“管理”。虽然很多管理工具可以......

  虽然大部分管理者都承认进取、创造、激情的价值,但他们却面临着一个棘手的、进退维谷的难题。他们被训练并培养成为管理者。公司花钱请他们来专门从事监督、控制和执行。而如今最有价值的人类能力——创造力,几乎不可能被“管理”。虽然很多管理工具可以让员工更顺从、更勤奋,但却不能让员工更创新、更忠诚。

  捆绑管理之手

  曾经管理过高等学校、电影公司或者开放源代码的软件项目的管理者,他们都会告诉你,如要想让人们尽量发挥才能不要太多管理,应当适当减少管理。这就是说需要减少指令,对偏差不必多虑,减少检查员工的时间。减少管理不仅意味着减少管理人员。强大的新型沟通工具使公司可以精简其组织层级,特别是削减公司中间层级,不过这并不表明员工受到的束缚比以前少,仅仅说明管理者现在可以更容易的管理更多的人。管理效率的确是提高了,但是我怀疑大部分的员工并不会觉得到自己被管少了。

  让一个管理者少管些,就像叫一个木匠少钉些钉子,让中学校长少让学生留堂批评教育一样困难,因为这本来就是他们的职责。因此,公司里的监督、僵化的计划、全面考核、严格的政策,这些管理流程都是基于“高管或权威最懂行”(father knows best)这一管理前提,都与构建充满活力、具有反抗精神、拥有忠诚追随者的组织是对立的。如果你想释放公司职员让他们贡献更多力量,那你就必须捆绑住管理之手,或者至少绑住几根指头。

  调动员工激情

  近年来员工参与、授权和自我指导等管理的“花言巧语”很流行。在许多公司里,以“伙伴”和“团队成员”称呼公司员工,实际上则是在掩饰职员毫无权力的现状。

  问问你自己,你公司里一线和二线的基层员工近年来的工作自由与权力是否大幅提高?他们是不是拥有更多的设计自己工作的权力?他们是不是拥有更多的机会判断选择自己工作内容?他们是不是拥有更多的如何履行自己工作职责的决策权?这些都是重要的问题。通常我们不会为布置给我们的任务而欢呼。当被套上缰绳我们会发怒。这就像是一个零和博弈(zero-sum game):如果我们运用监督职能多加干涉,如果我们制定更为严格的管理流程制度加以约束;人们对工作就更少有激情。不要指望机器人成为狂热者!

  层级太多,社区太少

  你的生活中曾出现过一些让你欢呼雀跃,干劲十足的工作吗?下述这些工作或许可以。和许多天才般的、极富创造力的助手一起攻克一项极度麻烦的项目。与一些慷慨大度的自愿者一起,为了建筑“人类栖息地”,用石灰涂料粉刷墙壁。此外,其他能激发人们热情的类似情节,都有共同的特点,即:一群人因为一个共同虔诚的理由凝聚在一起,他们不会因缺少资源而被吓住,他们也不会因为缺少专业技能而退缩,他们在乎的是能够共同达成的目标,他们不在乎如何论功行赏。简言之,他们是一个社区。

  科层制善于集成各方面努力,善于协调各类不同角色的不同任务。但科层制却不善于调动各方积极性,激励人们努力进取。如果需要激发人类的创造力,社区制度比科层制度有效的多。这是多方因素造成的。科层制中,交换的基础是合同——人们因完成分配给他们的任务而获得报酬。社区制中,交换的基础是人人自愿——人们的劳动报酬是获得改变未来或者发掘自身潜力的机会。科层制中,人是生产要素之一。社区制中,人是实现奋斗目标的合作伙伴。科层制中,“忠诚”是经济依赖的产物。社区制中,奉献与忠诚的基础是个人目标与组织使命息息相关。科层制中,运用各个层级的管理以及系列政策与制度进行组织监督与控制。社区制中,则依靠规范标准、价值、同行间的适度压力刺激予以管控。科层制中,个人对组织的贡献局限于各自所在的部门,市场营销人员为营销计划忙碌,财务人员与数字打交道。社区制中,在决定人员及其工作分配问题上,能力和综合品质比工作证明及岗位描述重要。科层制中,奖励通常是物质金钱方面的;社区制中,奖励通常是精神情感方面的。与科层制相比,社区制看来似乎管理不足。正因为这样,社区制放大了人们的能力。 [NextPage]

  在指责我是盲目乐观的理想主义者或者是愚蠢的傻瓜之前,请让我澄清一件事请,我并不是说我们应当将所有的公司都变成“童子军”(Boy Scouts)式的翻版。我不是无知幼稚。我知道让人们每日工作却不给予任何金钱奖励的方法是绝不可行的,没有钱是万万不能的,温暖和舒适的感觉并不能带来餐桌上的食品、汽车里的汽油。但是,请做这样一个有趣的实验:假设你知道在未来的一年中,将有一次逐渐逼近的经济危机,你不得不削减公司所有员工三分之一的薪酬。进一步假设,你的公司运行效益较差,并且每位同事的贡献都是必不可少的。现在假设你的目标是当危机逼近时,尽最大限度降低大批员工离职的风险,请问在接下来的几个月中,为了避免员工离职,你将进行哪些改革与调整?花一些时间仔细思考一下这个问题,记得要富有创造力的去思考。我猜你最后能想到的变革措施恰好会使你的公司远离科层制,接近社区制。

  说教太多,目标太少

  进取心、创造力和激情都是天赐的才能。他们是公司员工每日每时每刻的恩惠,员工可以选择给予或者拒绝,是命令不来的。如果你是公司首席执行官,要知道劝说员工努力工作,命令员工热爱客户,要求员工置竞争对手于死地是不能获得上述天赐之才的。只有当你询问自己、征询同事:“什么目标能激励人们全力以赴的工作?有什么崇高的理由能激励员工慷慨的奉献潜能?”等问题时,你才能激活这些天赐之才。

  多年来,我常目睹大公司的“誓师大会”。眼见首席执行官们激动的敲打演讲台,耳听欢乐强烈的摇滚乐,目睹无数员工欢呼雀跃。问题是,涌起的兴奋是短暂的。短暂的兴奋可以产生惊人的情绪,但却无法带来长久滋润的、连绵不绝的激励。这种激励不是气喘吁吁的说教能够带来的,这种激励需要一种精神层面的责任感。这种责任感能够创造出难以置信的精美之作——这就是苹果公司激励员工的目标。这种责任感可能来源于治愈前人无法治疗的疑难杂症的渴望——Genentech公司激励员工的使命。这种责任感也可能来源于整合利用全球智慧并无偿提供给每个人的伟大梦想——维基百科(Wikipedia)的鸿鹄之志。

  一种精神责任感是无法靠口授打字机制造出来,也无法靠管理顾问提炼出来,更不是靠几天事后努力修补出来的。它来源于一种真正的使命感、可能性,或者愤怒。一种精神责任感不是强加给他人的,而是彻底令人信服的。它是奋斗的终极目标,而不是一种工具。

  思考一下你们公司的管理流程。这些惯例中有多少时间和优先权可以用来沟通公司的目标与使命?我敢保证,肯定不多。试想一个典型的管理会议,讨论着战略、预算、员工或者其他。你会发现会议上不仅明显缺乏右脑思维,而且多数都是参会者毫无感情的废话。真、善、美、服务、智慧、公平、自由、激情这些才是长久以来能真正激发人类追逐终极成就的精神责任感。然而,令人沮丧的是,日常的管理几乎没能给这些精神责任感的发挥创造空间。简言之,你若想获得公司员工慷慨无私的奉献,唯一的方法是让员工感受到他们正在为达成一个崇高的信念而奋斗。

  作为管理的创新者,你可能不在制定公司目标的独特职位上,不过你可以在公司的管理沟通会议中,组织相关人员对公司目标和原则的进行讨论。例如,下一次在会议中,如果你听到同事们讨论该如何进一步管理并提升全体员工工作绩效的问题,你可以试着问问下面的问题:“ 我们的最终目的是什么?最终让谁受益?是否要求我们的员工奉献自我?我们是否投身于一个值得我们燃烧进取心、创造力和激情的事业?

  因此,我们的管理创新议程中必须添加一些任务。

  1.在不牺牲工作重点、纪律和秩序的前提下,怎样通过更少的管理拓宽员工的自由度。

  2.如何脱离机械的科层制,构建一个以社区共同体精神凝聚员工的企业?

  3.如何在整个组织中放大共同使命感,让员工乐于奉献。

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  •   现在许多企业的管理出现了奇怪的背离现象,管理者越来越忙,往往从早忙到晚,节假日也不休息。而许多员工的责任心好象越来越差,缺乏工作激情,整个企业的工作效率日渐低下。这种现象发生后,主管们有没有考虑过,当自己忙不过来的时候,是不是做了许多下属该做的事情。主管不是千里马,在跑道上与下属赛跑。而是千里马的教练,给下属发展的空间,让其纵横驰骋,把事情做好。这就是如何进行有效授权的问题,也是摆在众多管理者面前一个突出的难题。

      如何授权

      一、 授权80%的工作

      通过对主管的工作盘点,我们可以发现,主管80%的工作都是可以授权的。他只需做事关企业命运和前途的20%的工作即可。其中最主要的工作就是出主意,用能人。具体包括:企业战略决策、重要目标下达、人事的奖惩权、发展和培养部属等。其他可以授权的80%的工作主要有:日常事务性工作、具体业务工作、专业技术性工作、可以代表其身份出席的工作、一般客户接待等等。因此,作为一个主管在授权时,必须对自己职位职责有一个明确确定,按照责任大小把工作分类排队,自己只做最重要的工作就行了,其他的都可以授权。

      需要着重说明的是:无论授权到何种程度,有一种东西你是无法下放的,那就是责任。如果管理者把责任都下放的话,那只能说他是退位而不是放权。各级主管在此常犯的错误就是:授权时他以为责任同权利一起交给部属了,当部属无法完成指派的任务时,他会将失败的责任推卸给下属。授权只能意味着责任的加大,不仅对自己,更要对部下的工作绩效负全部责任。

      二、量其能,授其权

      根据员工能力大小和知识水平高低进行适当授权,是授权得以成功的关键。以功授权,以资历授权则会贻误大事。企业可以通过绩效评估、素质测评、观察、访谈等方法对员工能力进行排序,实施梯次授权方式。

      I、制约授权:对刚进公司缺乏工作经验的新员工,可采用制约授权方式,交给他们最基本的事务性工作,同时对他们的行为进行实时监督检查,促使他们尽快熟悉工作过程和技能。主管这时是指导者身份,只需对部属进行详加指教即可。

      II、弹性授权:当部属有了一定工作经验,但技能欠缺时,这时就可以采取弹性授权制,不定时交给部属一些具有挑战性工作,同时给他们相当的工作支持,主管这是扮演教练员角色,把下属扶上马,言传身教,让部属尽快成长起来。

      III、不充分授权:扶上马之后,自然要送一程,当员工具有相当经验和技能时,主管可将非常重要工作交给他做,如重要项目的谈判、公司最主要客户的拜访、公司重要决策的参与制定等,主管此时就摆脱了具体指导阶段,成了员工的坚强支持者,这类员工通常是公司的中层骨干。

      IV、充分授权:实施充分授权的通常是公司的核心员工,是企业重点培养的对象,对这类员工,只需把任务交给他,就可以信马由缰,让其自由发挥,主管此时只需握住缰绳,别让其跑偏轨道就行了。

      授权的这四个阶断是从低到高,依次递进的。由于员工的能力、素质、态度的差异,有些人只能处于II、III阶段,能达到充分授权的只是一小部分员工。

      三、系统授权方式

      许多主管在授权时,通常拍拍下属的肩膀说:“工作交给你了,好好干”。没有明确的标准界定,缺乏系统的公司资源支持,往往使员工从授权之初的的豪情万丈到无所适从,最后心灰意冷,结果自然与领导的期望值相差甚远。系统授权通常包括:

      1、明确授权确定:必须向受权者制定明确无误的任务目标,说明授权范围和限度,任务截止日期和验收标准,以及你期望的成果,目标要尽可能量化,切实可行。实践表明:在授权时,采取征询、启发、诱导等方式,让部属参与目标制定;至于完成任务的方式、方法、步骤,则由部属自行决定。这样做可极大调动员工的工作热情,其效果要远远好于主管集权命令式的授权。

      2、组织有效配合:授权意味着权力结构的转变和组织资源的重新整合,因此授权时必须给受权者全面的调用人、财、物、信息等的权利。要弄清楚完成这项任务的条件是什么,涉及哪些部门、人员,这些条件哪些授权者可自已创造,哪些由主管局书面协调。这时需要主管向相关部门、人员下达授权通告,指示他们大力配合。

      3、传授工作秘诀:许多看似简单的工作里面有很多无形的壁垒和窍门,作为主管人员或许早已驾轻就熟,但授权者必须苦苦摸索。主管在授权时就需要面授机宜,向部属讲述完成任务时常采用的方法、程序、重点及关键环节、工作细节提示、以及此项工作的最终目的等等。

      在授权时,详细向下属说明以上种种要素,部属在掩饰不住的笑容下面,信心倍增。在走出主管办公室时仰望蓝天白云,暗暗下定决心,一定要把工作做好![NextPage]

      授权控制

      授权不是弃权,主管从此可以撒手不管了。授出权利不加以控制,轻则影响公司绩效的完成,重则可能造成严重的后果。有效的授权控制是绩效最后完成的强有力保障。

      1、目标控制

      (1)要依据工作目标和绩效标准进行过程控制,如果目标任务很大,可把目标分解成几段,分别检查。

      (2)建立定期报告制度,接受委派的员工必须定期向上级主管报告工作进展情况,对工作进程的重大事项进行说明,保证授权是沿预定轨道前进。

      2、态度支持

      对许多主管来说,授权不是能不能,而是肯不肯的问题。因此主管一定要摆正心态,让部属大胆去尝试,对部下的轻微错误抱有宽容态度。尽量不干涉下属的具体工作,让部属不再有授权就是控制的感觉,这是对部属最大的信任。

      3、奖惩措施

      (1)当部属潜能得到发挥,业绩突飞猛进时,主管一定要适时奖励,对其出色部分予以充分肯定,对不足部分提出意见和指导,再配以相应的物质奖励,部属的工作得到助推,干劲就会更足。

      (2)授权撤回,当下属行为已远远偏离原来轨道,甚至给公司造成了严重损失时;或部属能力太低,根本无法完成任务时,主管这时应立即停止授权,以免造成更大工作损失。

      授权评估

      授权总是在一定时间内生效,当任务结束后,要检讨授权是否已达成了预期效果;如果是,应当予以肯定和推广。如果没能达到预期效果,就应该进行检讨评估,查找授权中的不足。常用的评估手段有以下几种:

      1、被授权人的状态评估:如果在授权结束后,被授权人干劲倍增,精神饱满,毫无疑问,授权是成功的;如果被授权人愁眉不展,满怀懊恼时,授权就有可能是不成功的;不过,需要对其中原因进行具体分析,斟情对待。

      (1)受权人能力不足或对授权任务根本无意愿;

      (2)受权人成了被鞭打的快牛,因为能力出色被连连授以重任而不堪负重;

      (3)授权没能与绩效、奖惩、晋升等制度有效结合,使被授权者心怀不满。

      2、授权的结果评估:主要体现在两个方面,效率和业绩。二者都上升时,授权是富有成效的,二者都没有明显改观,甚至下降时,说明授权出了问题。

      3、授权者的自我评估:当授权者从繁杂的事务中脱离出来,开始考虑公司长远发展问题时,授权就有非凡的意义,如果授权者因此变得更加忙碌,部属的请示更多,处处需要灭火时,可以肯定的说,他还不懂如何有效的授权。

      需要指出的是,授权不是万能的灵丹妙药,它往往同企业的绩效评估、薪酬设计和晋升政策紧密相连的,其他制度的不配套,将会使授权效果大打折扣。因此,评估和实施授权要同企业制度系统结合,这样才能发挥出其应有的魔力。

      创造一个海洋,就会有鲸鱼成长;营造一个天空,就会有雄鹰盘旋;给员工一个发展的空间,员工就会成为企业栋梁。衡量一个管理者能力的标志就是:他有一群业绩卓著的下属。做到这些,管理者便可垂拱而治,尽情享受人生,工作并快乐着! 

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  •   斯坦福大学商学院的齐普希思(Chip Heath)教授长期研究为什么有些沟通能够成功而有些沟通却会失败,他解释了企业高管怎样才能使他们的创意“粘住”方方面面的受众。研究表明,粘性创意都具有下列六个基本特性:

      1. 简明性。如果信息言简意赅,它们就令人难忘。即兴的只言片语虽然简短,但它们不会持久。诸如黄金法则之类的格言既简短又足够深刻,指导着多少代人的行为。

      2. 出人意料。听起来像是常识的东西不会有粘力。在你的信息中寻找有非同寻常感觉的部分。这种信息会让人产生兴趣和好奇心。

      3. 具体实在。抽象的语言和创意不会给人留下感性印象;而具体实在的语言和创意形象却让人难忘。比较一下“在十年内把美国人送上月球”与“通过有针对性的技术举措和强化的团队日常工作来夺取太空竞赛中的领导地位”。

      4. 可信性。听众对这个信息会买账吗?这个信息有理有据吗?或这个信息只是闲谈吗?十分常见的现象是,一个试图传达一条信息的人引用外部专家的话,而最可信的信息源就是正在听这条信息的人。“你亲身体验过吗?”这样的问题通常要比外部专家更可信。

      5. 情感。涉及人与的案例也感动人。“我们心有灵犀,”希思写道,“为人而去感觉事物,而不是为抽象的概念去感觉”。

      6. 故事性。我们每个人每天都在讲故事,为什么呢?“研究显示,内心预演一种情景有助于我们在遇到那种情景时表现得更好,”希思写道,“故事作为一种心理上的飞行模拟器,为我们更快和更有效地作出反应做好准备。”

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