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职场警示录:栽在邮件上的N种死法

时间:2010-06-19     人气:854     来源:NET|DXZM     作者:
概述:千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。......
电子邮件,已成了办公室里隐藏的地雷。

守则一:不要随便“回复所有人”

阿康 外企职员

千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。

那次接手一个挑剔的客户,耗了很久,价格一直谈不拢,差不多有两周时间,我每天上班头一件事,就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子,老板盯、对方拖,搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天,在我们通过20封邮件时,我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函,上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过,包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格,还有准备对付我们的具体计划。

这下好了,掌握了对方的底线,后面的事情做得极其顺利。那个项目谈完,老板对我刮目相看。

我心里有鬼。冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉,终于发现:发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”,才把信不小心传到了我手里。

也真怪不得他,之前我们往来的邮件实在过多,而且所有的邮件题目都是一长串“RE:RE:RE……”,看起来极其相似。我的邮件发给他、他的老板后,他老板回复给了他,还有他们公司的财务、我以及更多人。之后他们内部还讨论了很多问题,他就沿用那些几经回复的信件,继续发给我询问。这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊,哪些人在“收件人”一栏里,哪些人在“抄送”栏里,从不混淆,直到有一次,在这么多个类似标题的邮件里,他终于“迷失”了,一点“全部回复”……

守则二:沟通重要事件时,最好使用邮件,如果你光打电话,对方可以耍赖

大卫 物流管理

在我还是新人时,吃过一次这样的亏。那是一个做事非常拖拉、工作极为马虎的客户,每次交接,都需要我无数次催促、反复提醒。

有一次,由于缺少一些材料,他们公司委托我们发的一批货无法申报。我第一时间就给对方打电话交代了这个情况。我们这行,时间就是金钱。我反复跟他说,如果在几点前备不齐这些材料导致耽搁进程,那就是他们的责任了。

他满口答应,说两个小时后就能给我回音。没想到,两小时过去了、一个上午过去了,还是没发材料来。下午我又催了一次,他还是说“马上”、“马上”。

最后的结果可想而知。对方老板怒了,一个电话打到我老板那儿,投诉我工作不力。

“我确实打过电话了呀。”我向我们老板诉苦。

“你为什么不发邮件呢?”老板虽然相信我,可是对方一口咬定我没通知,口说无凭,没有邮件作证据,只能由我们来赔偿损失。

老板亲授心得:“下回遇到这样的人,非但给他写邮件,还应该明抄一份给他的上司,这样,他就不敢怠慢了。”

姜还是老的辣,办公室“游戏准则”之一就是:遇见重要的事,先发邮件,把责任扔给对方再说。

守则三:如有需要,请用BCC(暗抄)

金子 银行客服

前不久,办公室里议论纷纷,说领导最近准备给上上下下所有人配备商务手机。一时间人人纳闷———一向精打细算的领导怎么一下子出手大方起来了?

不久,手机如期而至,公司里还搞了统一的培训,教大家如何用手机收发邮件、处理公文。又过了一阵子,下达最新指令:所有关键部门的员工,24小时开机,随时处理邮件!消息一出,各路流言飞转,出现了多种关于此举动机的猜测:一说公司里各部门严重推卸责任,出现事故,互相推诿,A怪B没有告知,B说自己已经书面邮件通知,A说没有收到邮件;另一种说法是,前不久公司内部出现“打小报告邮件事件”,有人趁他人不备,在对方电脑上使用邮件系统,发送出一份举报信,结果,该信还落入了被举报人手中,他找到发信人论理,该人说一定是有人为了陷害自己,盗用信箱发信;还有传言,说是两个部门的人结怨,跑去领导那里论理,要求每次发完邮件,必须电话通知或者消息确认,不然存在“陷害”的可能性……

也不知是哪个“军师”的主意,最后让领导下决心给每个人都配置了这款可发邮件的商务手机,现在,所有人都胆战心惊地24小时开机,并且一看到有“CC”(抄送)给自己上司的邮件就格外认真,如果看到了显示BCC(暗抄)的邮件,那么,赶紧起床吧,这觉是再也睡不好了。

守则四:如果你是老板,请设置“敏感词”

小言 外企行政

前不久公司出了一件大事:一个不满工作的员工在跳槽前夜,调出所有同事和客户的电邮,群发了一封“控诉信”。

除了对公司内部关键人物的投诉之外,还列举了公司内部存在的种种管理漏洞。邮件最后说:“这样缺乏信誉的公司,你们还敢和他继续有生意方面的合作么?”

邮件是周一早上群发的,那天我正好在外面办事,下午回到办公室,据说已经被集体删除了。不过,好多人都悄悄备份存在自己的电脑里,我就是那样看到了这封邮件。有好一阵子,它被当作上班生活的调味剂。

据说,高层大骇,虽然最后找到那名员工并追究了法律责任,可对于我们这样的大公司来说,毕竟很是“坍台”。

于是,消息灵通人士最近通知我们,老板出资百万购了一套新系统,据说,现在任何从公司发出的邮件,一旦出现“状况”,系统会自动警报,并阻止发送。

为这事,我们八卦了半天,都在推测系统会设置多少敏感词汇来自动阻止邮件。经讨论,大家达成共识:少写中文邮件———我们工作往来的邮件,大部分是用英语写的,而那封控诉信用的是中文———这种信,还是用母语写比较顺畅。

守则五:不要随意转发

Ken 项目经理

通常我们汇报工作时,贪图方便,会直接把邮件转发给老板。但你的老板如果足够细心和专业,他会批评你。

我对我们老板肃然起敬,也是因为一封邮件。那次,他把我叫到办公室:“Ken,你是不是偷懒,直接把对方的公文发给我了?”

我的确转发了邮件,因为一样是总结,既然对方总结好了,我就顺手按了转发,可是,他怎么会知道?

“你过来,转发的字色是灰色,并且前面会出现‘>’的符号。”

我满脸通红。到底是老板!

TIPS:

■邮件最能撒谎。面谈时,有可能通过表情泄漏天机;打电话,难免语塞。而邮件永远不会。

■邮件是最职业的公务交办手段,它可以丝毫不带感情色彩。

■公务邮件的最后,一般要设置“免责声明”,大体需要明确的意思是:“如果这封信不是给你的,希望收到后退还给我,以免引起之后的纠纷。”

■最后填写收件人,因为一个误操作,有可能送出一份空信,令对方造成你工作粗糙的印象。

■愤怒时不要用E-mail.E-mail很难传送幽默,但很容易传达愤怒。

■使用有意义的标题,让收信人一下就能明白里面是什么,同时也区别于垃圾邮件。

■简短。如果有很多话,可以列成要点。

■休假时应设置自动回复,这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西,免得有心人知道你家里没人。

■使用表情。如果你的情绪可能被误解,就加上笑脸。
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  •    日前召开的国务院常务会议审议并原则通过《全国林地保护利用规划纲要(2010-2020年)》。根据这份纲要,到2020年,全国林地保有量增加到3.12亿公顷,占国土面积比重提高到32.5%以上;森林保有量达到2.23亿公顷,比2005年增加4000万公顷,森林覆盖率达到23%以上。 
      中国新目标:十年后森林覆盖率23%以上

        这份被业内称为中国林业甚至是中国生态业规划书的文件,明确了严格保护、积极发展、科学经营、可持续利用的方针,统筹协调林地的保护与利用,充分发挥森林的生态、经济和社会效益,从而为经济社会可持续发展奠定坚实基础。 

      黑龙江省森工集团有关人士表示,这项政策的推出,让森工企业有了指明灯,而对于包括黑龙江省在内的全国几千万因为林权制度改革而受益的林业人而言,这个政策,则是一颗定心丸。

      专家指出,林地是国家重要的自然资源和战略资源,是森林赖以生存发展的根基。目前林木产业在我国正处于成长期,包括木浆业、人造板及其他木材初加工业、家具业、木地板业、建筑装修业、包装业等在内的林木产业链完整且需求旺盛,这与我国林木绝对数量短缺且生长周期长形成了巨大的矛盾。此次编制实施全国林地保护利用规划纲要,将有效加强林地保护、提高林地利用效率,对于发展现代林业、保障国土生态安全、建设生态文明和应对全球气候变化,具有重要意义。

      2009年,国家林业局发布第七 次 全 国 森 林 资 源 清 查(2004-2008)结果,全国森林面积1.95亿公顷,森林覆盖率20.36%,提前两年实现森林覆盖率20%的目标,人工林保存面积0.62亿公顷,继续保持世界首位。这次清查首次公布了我国森林生态效益定量调查结果,仅固碳释氧、涵养水源、保育土壤、净化大气环境、积累营养物质及生物多样性保护等6项生态服务功能年价值达10.01万亿元,大体上相当于目前我国年GDP的1/3。全国森林植被总碳储量约78亿吨,森林生态系统每年涵养水源量近5000亿立方米,年吸收大气污染物量0.32亿吨。

      退耕还林:黑龙江尝到生态工程甜头

      森林覆盖率的提升,在林业大省黑龙江最有体现。据黑龙江省林业厅有关人士介绍,东北老工业基地振兴战略实施以来,黑龙江省生态环境得到进一步改善。截至2009年末,5年全省共完成造林88.5万公顷,森林覆盖率由41.9%提高到43.6%,一批生态工程启动实施,节能减排成效明显。

      黑龙江省拥有我国面积最大的国有林区,是我国东北、华北地区重要的生态屏障。然而,上个世纪80年代末开始,黑龙江林区和林业先后进入了资源、经济的危机,全省面临着无木可伐的境地。面对危机,这个省启动实施了天然林资源保护、退耕还林、野生动物与自然保护区建设、节能减排等一批重点生态工程,全省生态环境得到了进一步改善。

      生态保护给黑龙江带来了林业林区的新机遇。

      国务院的新纲要公布后,黑龙江省发改委有关负责人表示,未来全省将继续实施天然林资源保护、退耕还林、黑土区水土流失综合防治等生态工程。做好参与编制大小兴安岭生态保护与经济转型规划、制定并实施扎龙湿地核心区生态移民方案两项工作。同时,大力推进节能减排,抓好松花江流域污染治理工作,加速推进全省生态文明建设。

      据介绍,黑龙江省退耕还林从 2000年开始试点,到2009年底,10年共完成退耕还林面积1498万多亩,工程范围基本覆盖了全省,其中,退耕还林425万亩,荒山荒地造林918万亩,封山育林155万亩。累计投入退耕还林工程建设资金60多亿元。工程范围涉及全省 13个市(地)、77个县(市、区)和省农垦、森工、监狱局系统等102个单位,涉及农户22.6万户、人口75.4万人。

      据介绍,通过10年退耕还林,黑龙江省的区域生态环境得到明显改善。全省累计新增有林地面积近百万公顷,增加森林蓄积2.3亿立方米,使全省森林覆盖率提高2.1个百分点,并在降低地表径流、保持水土、防风固沙、遏制风沙侵蚀等方面发挥了重要作用。退耕还林林木植被还改善了退耕地的立地条件,增加了土壤湿度,形成了适宜周围农作物生长的小气候环境,有效地促进了农业的稳产、高产、逐年稳步增长趋势。同时,退耕还林还使区域经济效益得到大幅度提高。全省退耕农户,平均每户人均年纯收入增加了26.6%。农民不仅有了可靠的粮食供给,还腾出劳动力从事多种经营和副业生产,增加了收入。

      天保工程:让森林工业产业长链拉长

      黑龙江拥有国内最高的森林蓄积量,大森林,曾经是黑龙江的骄傲。

      黑龙江省森林是欧亚大陆北方森林带的重要组成部分,全省分布着高等植物2000多种,森林树种百余种,其中材质优良,利用价值高的有30余种。这些森林资源主要分布在省内西北部的大兴安岭、东北部的小兴安岭以及东南部的张广才岭、老爷岭和完达山三大片林区。全省森林覆盖率到1997年为41.9%,森林总蓄积为15亿立方米,均居全国首位。新中国成立以来,黑龙江森工林区累计为国家建设生产木材5.15亿立方米,占全国木材产量的1/5以上。

      “靠山吃山”,在森工林区曾经那么天经地义。

      然而,拥有全国最大的森林工业集团的黑龙江,突然有一天面临了资源匮乏的局面:全省森工系统靠林吃饭的局面再也维持不下去了。由于长期坚持木材原料产品销售,从而导致黑龙江森工业出现了缺“森”少“工”的局面,资源缺乏了,产业更匮乏,不办产业又怎能把丰富的资源优势变成强大的经济优势。

      1998年洪涝灾害后,从我国社会经济可持续发展的战略高度,国家做出了实施天然林资源保护工程的决策。该工程旨在通过天然林禁伐和大幅减少商品木材产量,有计划分流安置林区职工等措施,主要解决我国天然林的休养生息和恢复发展问题。工程实施范围包括长江上游、黄河上中游地区和东北、内蒙古等重点国有林区的17个省(区、市)的734个县和163个森工局。工程区内有林地面积10.23亿亩,其中天然林面积8.46亿亩,占全国天然林面积的53%。

      天保工程成了黑龙江森工系统最大的工作。而天保工程的政策,也成就了黑龙江林区新的发展机遇。

      根据黑龙江省财政厅公布数据,天保工程实施10年来,通过不断强化森林资源保护和加大对人工造林的管理与质量控制,全省林区已累计减少木材产量2277万立方米,减少森林资源消耗约3614.3万立方米,清理回收林地4万公顷,退耕还林3.8万公顷。全林区森林资源一定程度上得到了有效恢复,全林区活立木总蓄积增长7280.1万立方米,比1997年增长了11.4%;有林地面积增加87.91万公顷,森林覆盖率比1997年提高8.5个百分点,达到了83%。

      据统计,按照木材每立方米平均成本186.81元、平均售价938元以及蓄积出材率63%计算,黑龙江森工林区10年来创造的森林总效益共计2359.6亿元,其中木材直接效益344.5亿元,水源涵养、保持和改良土壤、净化大气等生态效益达2015.1亿元。

      森林面积、森林蓄积和森林覆盖率的提高,为黑龙江林区建立稳定的生态系统打下了坚实基础,有力保障了东北“大粮仓”的农业生产。

      而国家《全国林地保护利用规划纲要》的推出,使得原本在2010年到期的天保工程有了政策层面的持续性。


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  • 奖惩是一个包容性很强的概念。从心理学上来看,只要是能够激发员工负面心理感受的管理行为都是惩罚;反过来,只要是能够引起员工正面感受的管理行为都是奖励。本书正是从这个角度出发,全面解读如何有效管理并创造出最佳的工作业绩。

    成功的“权威性谎言”

    1968年,美国著名社会心理学家罗森塔尔教授和他的助手贾可布森来到一所小学,他们从一年级至六年级中各选3个班,在学生中进行了一次煞有介事的“未来发展测验”。然后就在学生名单上圈了几个名字,告诉他们的老师说这几个学生智商很高、很聪明。8个月后,他们又来到这所学校进行复试,奇迹发生了,那几个被他选中的学生现在真的成为班上的佼佼者。他们的成绩有了显著进步,而且情感、性格更为开朗,求知欲望强,敢于发表意见,与教师关系也特别融洽。

    这时,老师们都纷纷上前请教心理学家如何才能具有这种慧眼识得千里马的技能。这时罗森塔尔教授缓缓道出了真相:他们进行的是一次关于期望的心理实验,而之前他们提供的名单纯粹是随便抽取的。

    这个实验之所以具有这样神奇的效果,就在于“期望”这一神奇的魔力在发挥作用。罗森塔尔教授是著名的心理学家,在人们心中有很高的权威,老师们对他的话都深信不疑,因此对他指出的那几个学生产生了积极的期望,像对待聪明孩子那样对待他们;而这几个学生也感受到了这种期望,也认为自己是聪明的,从而提高了自信心,提高了对自己的要求标准,最终他们真的成为优秀的学生。

    在罗森塔尔实验中,“权威性的谎言”起着关键作用。通过暗示,教师对名单上的学生充满坚定的信心,并从眼神、笑貌、音调中流露出喜爱和热情。学生潜移默化地受到影响,于是他们在行动上就不知不觉地更加努力学习,结果理所当然取得了飞速的进步。这个结果运用到管理工作中,就要求领导对下属要投入感情、希望和特别的诱导,使下属得以发挥自身的主动性、积极性和创造性。

    在现代管理中,人才可以给企业注入新的活力,因此人才是企业的生命。企业不仅要重视人才,同时更要重视人才的培养。任何“人才”都不是先天固有的,领导者的责任就是将普通人开发、培养成有用之才。

    有“经营之神”美誉的松下幸之助就不愧为一个善用权威性谎言的高手。他的高明之处就在于经常给下属,包括新招的员工打电话,这就是所说的“电话管理术”。每次他也没有什么特别的事,只是问一下员工的近况如何。接到电话的下属当听到总裁对自己说“很好,希望你好好加油”的话语时,感到总裁对自己非常信任和看重,顿时精神为之一振。所以,在松下工作的员工,大多勤奋工作,并逐渐成为独当一面的高手。

    中国有句古训叫“疑人不用,用人不疑”。这是对传统用人观最好的阐释。用人要以信任为基础,从不怀疑自己忠心的下属。领导对下属投入更多的信任和期望,领导与下属就会产生“信任共鸣”,下属在被信任和被欣赏中将会竭尽全力地为公司工作,创造出最佳的工作业绩。

    因此,管理者通过帮助员工在工作中更多地相信和依靠自己的能力,并采用正面鼓励和期望的方式使员工产生自然而然的动力,必然能有效地提高员工的业绩。

    糖果实验与授权之道

    心理学家布莱姆做过一个实验:他把一群11岁的孩子集合在一起,告诉他们有一些糖果送给他们,他们可以在两种糖果中任选其一。

    他与孩子们说完这话就离开了。但是,他的助手并没有按他所说的那样做,只是任意地下发糖果,而拒绝让孩子们自己挑选。这一过程结束后,布莱姆再次现身。他通过和孩子们谈话了解到,原本孩子们说自己是喜欢某种糖果的,但是被强行塞给另一种糖果之后,他们的看法改变了,认为这种糖果不好看或者不好吃了。后来,他又将糖果改成玩具,对年龄稍大一点的孩子再重复这一实验,得到的结果完全相同。

    通过这个实验我们可以发现,一个人对另一个人的某些强制性行为,可能会引发对方行为和态度上的改变。这体现在管理中,我们可以得到这样的启示:你越是让员工去做某件事情的时候,他可能越不按照你的意图去做。当你对其进行一定程度的放任时,他反而会按照你的意思去做。所以,作为管理者,我们对员工不能逼得过紧,适当的放权反而有利于员工的成长和其积极性的提高。

    一个管理者如果不懂得授权,后果将是极其严重的,而不懂得知人善用胡乱放权却又是十分危险的。正如一个管理专家所说:“能用他人的智慧去完成自己工作的人是伟大的。”

    戴尔电脑公司的创始人迈克尔·戴尔认为,任何一家公司若想成功,关键在于高层人员是否能分享权利,高层人员必须着眼于整个组织的发展而非个人的权利扩张。为了达到这个目的,戴尔创立了一种“双主管”制度。

    “双主管”制度是一套“归属明确,权责清晰”的管理制度。它不同于按照传统的功能性结构来分工和完全分散型的管理模式。功能性结构往往造成各部门分散运作,责任归属不明;完全分散则又成了共同基金,不再是一家公司了。作为规模大、成长快的戴尔公司,实施的“双主管”制度,既维持了功能的优越性,又做到了责任分明。

    这是一套权力制衡的管理系统。如负责财务、人事与法律事项等职务的资深经理,要与负责某地区事务或某产品线的管理人员分担责任。而经理人员必须一起督促他们所共同管理的员工,也要分摊最后的表现结果,即使在技术上那是属于他人的职责。经理人的绩效最终要经过正式的工作表现来评估。戴尔成功的关键在于权限虽然重叠,责任却一定分明,所以完全打破了“一山不容二虎”的传统观念。

    这种双主管制在戴尔公司成效极高。权责共享不但能成就共荣的态度,鼓励合作,还能使得全公司都分享不同的观点与创意,从而大大激发了员工工作的热情。双主管制为全公司积聚了巨大的能量与热情,所有能量化为行动,员工和公司都在此过程中得到了成长。

    事实上,管理者授权是门艺术,就像钓鱼一样,要懂得在适当的时机放线和收线。当交代被授权者工作任务的时候,还应该担当起适时指导和帮助的责任。那么,在放权时,管理者不妨对员工说“现在,你可以放手去干了”,当员工执行工作任务时,不妨说“如果有需要,就来找我吧!”只有这样,授权才能真正取得成功。

    疯狂舞蹈的鸽子

    许多管理者都有这样一种困惑:为什么别人的下属都是热爱工作、效率奇高的“加班狂”,唯有自己的下属是不听指挥、怠慢工作的“懒惰羊”?

    如果你恰好也遭遇了一群“懒惰羊”下属,那么,你十分有必要知道斯金纳(心理学家)的实验。

    斯金纳以8只鸽子作为实验对象。在实验进行前的几天里,斯金纳只喂这些鸽子很少的食物,以便在实验时让鸽子们处于饥饿状态。斯金纳将饥饿的鸽子们放入了专门设计的“斯金纳箱”中。这个箱子里装有食物分发器,而且食物分发器被设定为每隔15秒便自动放出食物,也就是说,不管鸽子做了什么,每隔15秒它都将获得一份食物,这是一种对它之前行为的强化。

    之后,他让每只鸽子每天都在实验箱里待几分钟,对其行为也不作任何限制,只是观测记录鸽子的行为表现,尤其是两次食物放出期间的行为表现。

    结果他发现,一段时间之后,鸽子们在食物发出之前的时间里,出现了一些古怪的舞蹈行为:有的鸽子在箱子中逆时针转圈,有的鸽子反复地将头撞向箱子上方的一个角落,还有的鸽子的头和身体呈现出一种钟摆似的动作,它们头部前伸,并且从右到左大幅度地摇摆。

    鸽子们为什么会如此疯狂呢?斯金纳认为,鸽子们的舞蹈行为是由于其舞蹈之后食物的出现而被鸽子保持下来。也就是说,鸽子们认为,是它们之前的这些古怪的舞蹈行为让它们获得了奖赏——食物。因此,为了再次获得食物,它们更加卖力地表演鸽子食物舞。

    为了验证这种假设,斯金纳停止了向箱子里投递食物。起初,鸽子们仍旧卖力地表演舞蹈,但慢慢地,鸽子们发现,任凭它们怎样卖力地表演,也没有任何食物出现了。于是,鸽子们相继停止了表演。

    由此,斯金纳提出了对心理学的发展起到重大促进作用的强化理论:他认为人或动物为了达到某种目的,会作出一定的行为。当这种行为的后果对其有激励作用时,这种行为就会在以后重复出现;相反,如果这种行为的后果是为其带来一些损失或是不利,这种行为就可能减弱或消失。

    因此,一个管理者在抱怨自己的员工是“懒惰羊”之前,有必要先了解一些缔造“加班狂”的“强化物”。

    薪酬是一种强化,但高薪就一定能留住人才吗?

    你只要看看很多高薪企业的员工跳槽率和一些猎头公司的繁忙景象,你就可以很容易找到答案。虽然高薪员工的高跳槽率是多方面因素造成的,但一个不可忽视的方面就是:企业的薪酬制度不够合理。

    为此我们可以借鉴北大方正、美国微软等很多大型企业的案例。他们为了提高员工的工作质量与效率,在工资和奖金激励之外,实行了一种“配股分红”的激励制度:员工按照其能力和工作成果的贡献大小持有公司的一部分股票,每年按比例领取利润分红。

    这种利益均占的激励制度直接将员工的个人收益和企业利润紧紧联系在一起。持有股票的员工深知“水涨船高”的道理,因此,会比以往更加努力地投入工作。而没有获得股票的员工,出于“也要分一杯羹”的心理,也会不断提升工作效率和质量。

    当然,靠高薪和加薪来激励员工并不是一个长远之计,因为没有一个企业可以永无休止地为员工加薪,况且当员工的薪水到达一定水平后,物质刺激的作用也会渐渐失效。此时,关注员工内心情感和意愿的精神奖励就会起到填补物质奖励空白的作用。
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